団体旅行と言いますと、旅行会社が募集するパッケージツアーを連想する方もおられると思いますが、ここでは、社員旅行などの大勢の人で旅行することを団体旅行と言います。
旅行業界では、団体割引が適用される人数を団体旅行とみなすのが一般的です。鉄道でいえば、8人以上が団体旅行となります。鉄道を利用し団体割引を適用する場合は、団体旅行申込書が必要となります。ここでは、団体旅行申込書について詳しく説明し、団体旅行の際には役に立つようにしているので、最後までお読みください。
団体旅行の種類を解説
団体旅行は大きく3つに分類され、それぞれ割引率が設定されています。
- 学生団体は、ＪＲの指定を受けた学校の生徒・児童8人以上と引率する教職員で構成されます。学校長が証明する団体旅行申込書が必要になります。
- 訪日観光客団体は、訪日観光客8人以上と同行者（ガイド）で構成される団体で、証明書の提示が必要になります。
- 普通団体は、上記の団体以外、つまり一般の人になります。
団体旅行申込書とは？わかりやすく解説
団体旅行申込書は、ＪＲの駅や旅行センター、旅行会社で入手できます。申込書は3枚組で、別紙で記入例があるので、安心して記入できます。
行きと帰りで人数が違う場合は、２セット必要になります。ですが、行きと帰りが同じ人数でも別々に申し込むことをおすすめします。それは、行きのみ不参加や1人だけ遅刻して別の列車で行き、帰りは一緒に帰ってきた場合は、返金の対象にならないからです。考えられるリスクは減らすことが良いでしょう。また、途中で人数が変わることはできません。全区間同じ人数での利用となります。
申込期限は、大口団体の場合、出発日の9カ月前から2カ月前までです。大口団体とは、専用臨時列車を利用する一口の団体のことを言います。それ以外の普通団体は、出発日の9カ月前から14日前までです。また、特別な定めがある場合は12日前までが期限となります。
まとめ
楽しい旅行にするためには、団体旅行申込書に記入もれがないようにしなければなりません。そのためには、必要情報をきちんと把握し、明確なチェックシートを作成し、意識して記入しましょう。
また、申込期限は、出発日の9カ月前から14日前までですので、余裕を持って申込書に記入して提出できるように心掛けましょう。
申し込み後のフォローアップも忘れずに行い、不明な点などがあれば、早めに問合せして、安心してストレスなく、旅行できるようにしましょう。
